Come organizzare al meglio l’archivio digitale dei documenti

C'è un aspetto a cui sempre più imprese prestano attenzione e interessa un ambito particolarmente delicato nonché di grande attualità: la gestione documentale.

. — Ci riferiamo all'archiviazione dei file digitali, un’operazione che deve essere approntata anche alla luce delle normative inerenti la privacy delle persone e dunque in linea con quanto predisposto all'interno del GDPR.

Nell'articolo di oggi proponiamo alcuni consigli proprio su come organizzare al meglio l'archivio digitale dei documenti, coniugando praticità e rispondenza alle norme del legislatore.

Perché un ufficio totalmente paperless non è possibile

L'introduzione dei moderni software gestionali sta cambiando completamente la stessa consultazione dei documenti. Nonostante gli importanti sviluppi del settore a oggi un ufficio completamente paperless non appare realizzabile, complice il fatto che alcuni documenti vengono ancora trattati in formato cartaceo. A ciò si aggiunge un aspetto di natura pratica: molte persone, per ragioni di apprendimento, leggibilità o semplice apposizione di una firma, si trovano meglio con le soluzioni da toccare con mano. La stampante, insomma, è destinata a confermarsi un device indispensabile.

Alla luce di ciò, tanto gli uffici quanto i professionisti che operano in smart working necessitano di predisporre un buon assortimento di risme cartacee: scegli la migliore carta A4 su Ufficiodiscount.it, approfittando di un vasto catalogo di soluzioni di qualità per effettuare fotocopie e altri compiti affini. Potrai trovare inoltre le migliori proposte di fogli nei formati A2, A3, A5 e A6, assicurandoti quello che davvero ti occorre in pochi clic. Tutto questo a fronte di una buona grammatura, essenziale per garantire una leggibilità ottimale nel lungo periodo.

Alcuni consigli per la classificazione dei documenti digitali

Affinché possa funzionare in modo impeccabile e risultare in linea con le normative attuali, un archivio digitale deve essere strutturato in maniera semplice e chiara, possibilmente con un aggiornamento in tempo reale dei dati. Inoltre, si rivela essenziale assicurare un accesso tramite account dedicati tanto dai dispositivi desktop quanto mobile, così da facilitare la consultazione in ogni momento. Qualcosa che si rivela particolarmente utile nella vita di tutti i giorni, con standard migliori a livello operativo, come qualora subentrasse un controllo da parte delle autorità competenti.

Pertanto, è buona prassi suddividere i documenti all'interno di cartelle dedicate, che presentino una nomenclatura facile da interpretare e coerente con l'argomento in oggetto. Le procedure di condivisione e di lavorazione dovrebbero essere concordate e messe nero su bianco, così da limitare sia gli errori, sia le possibili perdite di tempo.

Tutti standard garantiti dagli strumenti di ultima generazione per la gestione documentale in cloud, in virtù di una supply chain all'insegna dell'ottimizzazione e della semplificazione dei flussi di lavoro. Anche l’intelligenza artificiale sta offrendo un supporto in più degno di nota, dando modo di automatizzare diverse operazioni di routine e dunque particolarmente ripetitive, nonché soggette a possibili sbagli da parte dell'operatore. Tutto questo con il vantaggio di permettere a chi si occupa dell’organizzazione dei documenti di dedicarsi a ciò che è davvero importante.

L’IA è inoltre uno strumento utile per la ricerca dei file, complice l’adozione di tag intelligenti. Strumenti che permettono di mantenere l’archivio perfettamente aggiornato e in ordine, rendendolo efficiente sotto tutti i punti di vista.

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